Переход на электронные трудовые книжки — новая отчетность, поддержка в 1C
ЭТК (проект)
Вопрос о порядке переноса ранее внесенных в бумажную трудовую книжку сведений на сегодняшний день не решен. Возможно, законодателем будет предусмотрен переходный период, в течение которого часть сведений будет храниться в электронных ТК, а часть на бумаге. Также нельзя исключить вариант полного переноса старых данных в новую систему.
В Государственной думе находятся на рассмотрении Законопроекты №№ 748684-7 и 748744-7 по поэтапному переходу со следующего года от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (далее - ЭТК), см. sozd.duma.gov.ru/bill/748684-7 и sozd.duma.gov.ru/bill/748744-7. Поправки вносятся в Трудовой кодекс РФ, в Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете...», в КоАП РФ.
Переход к ЭТК — это начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид. Для работодателя вводится новый вид отчетности в ПФР - сведения о трудовой деятельности каждого работающего у него застрахованного лица.
ПФР утверждает форму представления работодателем таких сведений в информационную систему.
Ha момент подготовки материала предполагается, что проект новой формы отчета в Пенсионный фонд РФ начнет действовать с 01.01.2020.
Первая отчетная кампания по трудовым книжкам намечена на февраль 2020 года. Уже в январе отдельным работодателям может потребоваться отправить электронные отчеты о трудовой деятельности. Например, в случае ликвидации организации или при увольнении сотрудников. Представлять сведения об увольняющемся в январе необходимо, если работник не заявит о своем желании сохранить бумажную трудовую книжку. Если работодатель получит от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то сведения об увольнении он представит в рамках общей отчетности в феврале 2020 года.
В решениях системы «1С Предприятие» изменения в отчетности и возможность ее представления в электронном виде с помощью сервиса 1С-Отчетность будут поддержаны после официального опубликования нормативных правовых актов.
ЭТК с точки зрения пенсионного фонда
Пенсионный фонд РФ собирается создать федеральную базу данных о трудовой деятельности всех работников нашей страны. Это отвечает цели создания базы данных для автоматизированного назначения пенсий. Единая база сведений позволит избежать зависимости фонда от представления макета пенсионного дела будущего пенсионера работодателем и исключит потребность личного приема будущих пенсионеров в офисах ПФ. Кроме того, другие государственные сервисы могут базироваться на информации о трудовой деятельности работников.
Другой целью ПФР ставит повышение защищенности работников от недобросовестных работодателей. Независимое хранение данных освободит работников от проблем получении трудовой книжки у работодателей, местоположение которых может быть далеко или неизвестно. Сегодня утрата бумажной трудовой книжки влечет сложное восстановление записей. Прогнозируется, что в целом по стране снизятся издержки на персонал по всем работодателям и уменьшатся затраты на предоставление различных госуслуг. Безопасность и сохранность информации о трудовой деятельности перейдет на другой качественный уровень и будет гарантирована государством.
ЭТК с точки зрения работника
Работник получает гарантированный постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности без участия работодателя. К примеру, сведения трудовой книжки необходимы при оформлении загранпаспорта. Хранение электронной трудовой книжки в Пенсионном фонде решает вопрос дистанционного трудоустройства.
Сведения из электронной книжки можно будет получить:
- у последнего работодателя;
- по запросу в ПФР или МФЦ;
- в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
ЭТК с точки зрения работодателя
Для работодателей электронные трудовые книжки работников - это снижение трудоемкости на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, упрощение некоторых процессов. Например, переименование организации.
План утвержденных мероприятий на 2020 год включает в себя целый комплекс новых обязанностей организаций и ИП. В частности, в 2020 году организации и ИП обязаны:
- подготовить и принять локальные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме;
- внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете;
- внести изменения в коллективные договоры в части, противоречащей новым требованиям;
- обеспечить техническую готовность к передаче электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;
- письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня 2020;
- уведомить каждого работника о возможности дальнейшего ведения его бумажной трудовой книжки.;
- до 31.12.2020 собрать со всех работников заявления о выборе ведения ТК – электронный/бумажный.
Если изменений в трудовой книге в течение2020 года не было, отчетность в ПФР НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ, но:
Обязательное предоставление сведений о выбранном работником способе ведения ТК в течение 2020 года. ЭТК начинается с той записи, которая была на 01.01.2020 года.
ЭТК с технической точки зрения
В электронной трудовой книжке будет содержаться весь перечень сведений, которые сегодня вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф. И. О. работника;
- места работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
- Состав сведений электронной трудовой КНИЖКИ повторяет содержимое бумажного документа: приемы на работу/переводы:
место работы (подразделение);
должность (специальность, профессии);
квалификация (разряд, класс., категории, уровень квалификации);
- увольнения:
основания прекращения трудового договора;
переименования организации.
На стороне ПФ РФ ведутся работы по организации документооборота. Он аналогичен документообороту СЗВ-М В программах 1C разрабатываются отчетные формы:
- форма СЗИ-ТД - для выдачи работникам:
- форма СЗВ-ТД - для передачи в ПФ РФ.
Новый документ в журнале Документы переучета - Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД аналогичен документам СЗВ-М.
В сервисе 1 С-Отчетность можно подготовить, проверить, выгрузить и отправить в ПФР файл сведений.
После окончательного утверждения нормативно-правовых актов они будут своевременно реализованы в актуальных версиях программ «1C» и могут претерпеть некоторые изменения.
Высокий уровень автоматизации «зарплатно-кадрового» учета в программах «1C» позволит пользователям минимизировать трудоемкость перехода на кадровый электронный документооборот.
Сроки перехода на электронную трудовую книжку
Переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
Передавать в ПФР данные о работниках
С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения (прием на работу, перевод, приостановление работы, увольнение).
С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.
Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).
Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.
Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронной трудовой книжки?
Проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя (или его должностного лица) за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.
Более подробно с текущей ситуацией и проектами документации можно ознакомиться на сайте
https://its.1c.ru/db/stafft#content:35084:hdoc
*Материал подготовлен на основе ежегодного декабрьского семинара фирмы 1С, прошедшего 6 декабря 2019 года в Москве и сайта Информационно-технологического сопровождения its.1c.ru.